簡(jiǎn)析辦公室5S管理

辦公室，你能在30秒內(nèi)找到想要的任何物品嗎？其他人在你的辦公區(qū)域，能在30秒內(nèi)找到他們需要的物品嗎？辦公室的5S管理，其目標(biāo)就是去除所有多余的物品，設(shè)立舉手可得的擺放模式，創(chuàng)建可視化且能高效辦公的工作環(huán)境。

什么是5S管理？5S管理是起源于日本的一種比較優(yōu)秀的管理方法，它的思路非常簡(jiǎn)單樸素，針對(duì)企業(yè)中每位員工的日常行為方面提出要求，倡導(dǎo)從小事做起，力求使每位員工都養(yǎng)成事事“講究”的習(xí)慣，從而達(dá)到提高整體工作質(zhì)量的目的。

5S的內(nèi)容包括：“Seiki”（整理）、“Seiton”（整頓）、“Seiso”（清掃）“Seiketsu”（清潔）和“Shitsuke”（素養(yǎng)）。通過(guò)5S管理，治理“臟、亂、差”等不良現(xiàn)象，塑造干凈整潔的工作環(huán)境，而且有助于提升企業(yè)整體的工作質(zhì)量和生產(chǎn)效率。

整理（Seiki）就是把工作場(chǎng)所內(nèi)的物品分為需要的和不需要的，把需要的和不需要的物品明確分開，并處理掉不需要的物品。我們的辦公場(chǎng)所，有電腦、電話、各類文件資料、各種辦公用品，還有您的個(gè)人用品等，如果整理不當(dāng)，再寬敞的辦公環(huán)境也會(huì)變得狹?。晃募?、辦公用品柜雜亂無(wú)章法，會(huì)因雜物占據(jù)空間而失去原有的使用價(jià)值；尋找資料、物品不方便，浪費(fèi)時(shí)間；擺放無(wú)規(guī)范，盤點(diǎn)困難，容易導(dǎo)致成本核算失誤。所以現(xiàn)在開始整理吧，首先全面檢查你的辦公區(qū)域，包括桌面、抽屜、柜架等區(qū)域，不管是看的見的地方還是看不見的地方，根據(jù)“需要”或者“不需要”標(biāo)準(zhǔn)，將所有文件資料、辦公用品、公私物品，統(tǒng)統(tǒng)整理一邊；把不需要的及時(shí)清理掉，把需要的按照使用的頻繁程度分類放置，方便拿?。±缲S田公司在推行5S管理時(shí)，原則上只保留每類一樣?xùn)|西，其他的一律清除，或處理掉，或規(guī)范收存。

整頓（Seiton）是在整理之后，按照使用頻率，將留下的必需物品分門別類，規(guī)范放置，規(guī)范保管。將各類物品細(xì)化放置，哪些該放近些，哪些可以放遠(yuǎn)些，哪些是經(jīng)常需要的，總之要保證在zui快的速度之內(nèi)取得所需之物，通過(guò)zui簡(jiǎn)單的流程完成工作。有些文件是需要馬上轉(zhuǎn)發(fā)處理的，那我們就應(yīng)該放在醒目的地方及時(shí)處理；文件架中有一排文件，有些是存放招聘資料的，有些是存放培訓(xùn)信息的，那么為了拿取準(zhǔn)確方便，可以通過(guò)標(biāo)識(shí)記號(hào)給文件夾分類，然后按拿取的頻率擺放，這樣，所有物品的存放一目了然。當(dāng)然，我們所說(shuō)的放置規(guī)矩是因崗而定，因人而已的，根據(jù)個(gè)人工作的特點(diǎn)和性質(zhì)，合理的放置所需之物。例如，辦公桌上的電話，有人習(xí)慣右手接聽，有人覺得左手接聽方便，那么電話的放置肯定依照個(gè)人習(xí)慣擺放。再如：在一個(gè)工作現(xiàn)場(chǎng)，一位工人在用完扳手后將其放在離機(jī)器不遠(yuǎn)的工作臺(tái)上，而沒有放回指定地點(diǎn)，我們問(wèn)他為什么不放回固定地方，這位工人說(shuō)“放在那里我使用不方便”。由此我們可以得到啟發(fā)，讓員工本人決定所需物品的擺放，合理利用空間的同時(shí)，節(jié)約時(shí)間，提高工作效率。

清掃（Seiso）就是把工作場(chǎng)所清掃干凈，保證工作場(chǎng)所干凈、整潔的環(huán)境。流水不腐，戶樞不蠹。及時(shí)打掃，消除污垢，才能保持工作場(chǎng)所干凈、亮堂。現(xiàn)在我們的辦公區(qū)域每天都有專職的衛(wèi)生清潔人員負(fù)責(zé)打掃；當(dāng)然，各掃門前雪，個(gè)人的辦公區(qū)域還是需要自己親自整理打掃的。比如說(shuō)，利用上班前十分鐘，清理干凈自己的辦公區(qū)域，然后整理需要的文件資料、辦公用品，我們就可以清清爽爽地開始一天的工作了。心情不錯(cuò)，工作也積極！

清潔（Seiketsu）就是維持上面的3S狀態(tài)，并將這些過(guò)程制度化、規(guī)范化，嚴(yán)格執(zhí)行，定期檢查。我們可以從兩方面來(lái)理解清潔：一是表面化的面貌，個(gè)人穿戴整潔，辦公區(qū)域清潔；另一種是精神面貌，待人禮貌，同事間相互尊重，共建和諧文明的工作環(huán)境。我們可以充分利用上下班前后的十分鐘時(shí)間來(lái)完成這些工作：上班前穿戴整潔的進(jìn)入辦公室，清理辦公場(chǎng)所舒心工作，下班后，梳理一天的工作內(nèi)容，有用的資料和沒用的資料，需要保留的和不需要保留的，整頓一番，井然有序的處理，輕松面對(duì)第二天的工作任務(wù)。

素養(yǎng)（Shitsuke）是5Szui核心、zui關(guān)鍵的。我公司“以人為本，科技為先”的企業(yè)文化理念，倡導(dǎo)人是企業(yè)的根本，沒有人員素質(zhì)的提高，任何工作都無(wú)法順利有效開展。通過(guò)5S管理，培養(yǎng)員工良好的職業(yè)習(xí)慣，全面提高員工文明禮貌水準(zhǔn)，按照規(guī)章制度做事。雖然5S管理能全面提升員工個(gè)人的素質(zhì)和企業(yè)團(tuán)隊(duì)的實(shí)力，但是持久的貫徹執(zhí)行卻是不易的，這就需要公司領(lǐng)導(dǎo)帶頭，積極穩(wěn)定5S管理所帶來(lái)的正面效果。

我們說(shuō)，整理是為了改善企業(yè)的基礎(chǔ)；整頓是提高效率的基礎(chǔ)；清掃是為了保持良好的工作情緒，穩(wěn)定品質(zhì)；清潔是為了讓整理、整頓、清掃持續(xù)化，制度化、規(guī)范化；而素養(yǎng)是為了培養(yǎng)員工主動(dòng)積極的精神，營(yíng)造好的團(tuán)隊(duì)力量，養(yǎng)成良好的職業(yè)習(xí)慣。通過(guò)運(yùn)用5S的管理方法，結(jié)合本公司的實(shí)際情況，靈活運(yùn)用和創(chuàng)新，塑造企業(yè)良好的形象，提升企業(yè)內(nèi)部的工作質(zhì)量和效率，讓和諧融洽的管理氛圍，實(shí)現(xiàn)員工與企業(yè)的共同理想。