“等到下班，才一知道該干的事情沒有干 ,開會(huì)占了我的時(shí)間，只好晚上來加班，不是我不想干，不想干，只是那會(huì)議.太多我沒法干啊?！碑?dāng)這首被改編的歌曲在公司里翻唱的時(shí)候、我差一點(diǎn)沒有說“知一音啊，知音啊”。開會(huì)，一提到這件事啊，筆者心里也打瞪，不是筆者天生就是一個(gè)討厭開會(huì)的人，而是大部分的會(huì)議里筆者都不知道一于什么.:只是因?yàn)榇笮∈莻€(gè)領(lǐng)一導(dǎo)，所以大會(huì)小會(huì)總是跑不了，自天只要開會(huì)，有時(shí)候連時(shí)間概念都沒有，而一天會(huì)議，可能一句話也沒有說但是還得陪著一幫人在那玩。對(duì)于這種開會(huì)真的是不敢茍同、.為什么開會(huì)?開什么會(huì)?什么人參加？參加的人需要準(zhǔn)備什么?在企業(yè)日常運(yùn)作中會(huì)議應(yīng)該怎樣進(jìn)行設(shè)計(jì)一。我看這些其實(shí)是難題，然而很少有一企業(yè)去考慮這些問題。因?yàn)樵陂_會(huì)，所以計(jì)人覺得是在忙，其實(shí)大部分的時(shí)間都是在瞎忙。

筆者在一家世界上很大的加工公司做總經(jīng)理助理的時(shí)候，每個(gè)周一總要對(duì)上周運(yùn)營(yíng)情況進(jìn)行總結(jié)，但是會(huì)議的對(duì)象是個(gè)體員工，哪怕是個(gè)掃地的都要去參加這個(gè)會(huì)議，報(bào)告的內(nèi)容就是上周的生產(chǎn)狀況、品保不良以及本周的工作重點(diǎn)等等。我不明自為什么要開這個(gè)會(huì)議，因?yàn)槭紫葋碚f品保的不良是總結(jié)了二個(gè)加工廠的不良，但是協(xié)個(gè)相關(guān)的部門在周五的時(shí)候就已經(jīng)知道本部門的情況了，而對(duì)于本部門來說其他廠的運(yùn)芳情況根本就不需要知道，也不想知道，管理部門和研發(fā)銷售就更沒有必要知道:卜這就是巨大的浪費(fèi)，不僅是因?yàn)?5%的員工不知道會(huì)議講的是什么，而且每周還要花一個(gè)多小時(shí)的時(shí)間。這一個(gè)多小時(shí)的時(shí)間難道公司是不用付錢的嗎?

會(huì)議會(huì)議，顧名思義就是大家聚在一起來就某件事情進(jìn)行討論，尋求解決方案的活動(dòng)，會(huì)議是集體活動(dòng)所必需的，有史以來就存在的，是突出領(lǐng)導(dǎo)功能，實(shí)現(xiàn)決策民主化、科學(xué)化的重要工具。

但是，作為一個(gè)領(lǐng)導(dǎo)者，如果對(duì)會(huì)議控制得不好的話，很容易陷人各種“文山會(huì)海”之中，無(wú)法進(jìn)行口常的經(jīng)營(yíng)決策及管理.工作。而且對(duì)“文山會(huì)海”造成的浪費(fèi)我們不能忽視，雖然會(huì)議大多數(shù)是在企業(yè)內(nèi)部進(jìn)行的，其成本通常大家都不會(huì)去計(jì)算。現(xiàn)在我們來計(jì)算一下下例會(huì)議的成本。

筆者在一家臺(tái)資企業(yè)做公司戰(zhàn)略規(guī)劃期間，當(dāng)進(jìn)行企業(yè)浪費(fèi)裁減的時(shí)候，第一個(gè)裁減的對(duì)象就是會(huì)議，因?yàn)閰⒓訒?huì)議的往往都是管理和技術(shù)人員，薪資都是比較高的。件時(shí)公司每個(gè)月的月會(huì)議要求公司所有的部門領(lǐng)導(dǎo)參加，我剛加人公司的時(shí)候一個(gè)月會(huì)議的時(shí)間在4一6個(gè)小時(shí)，每個(gè)小時(shí)的費(fèi)用為2萬(wàn)多人民幣，也就是說一個(gè)會(huì)議開完就得10萬(wàn)人民幣，這個(gè)數(shù)字在我們當(dāng)時(shí)品保部門里月薪也不過如此。后來我們通過對(duì)會(huì)議重新進(jìn)行規(guī)劃和設(shè)計(jì)，制定了一定的原則，也就形成了今天我呈現(xiàn)給大家的東西。

既然會(huì)議是我們公司運(yùn)作中非常重要的活動(dòng)之一，那我們首先要明白為什么要開會(huì)，也就是要解決夕卜會(huì)有什么作用的問題。經(jīng)過我和總經(jīng)理辦的同仁分析，認(rèn)為開會(huì)有兩個(gè)作用:

(1)傳達(dá)信息。我們要傳達(dá)的信息包括公司戰(zhàn)略、政策、公司動(dòng)向以及部門的某些不足等等，僅僅是為了讓大家知曉，為下一步工作做準(zhǔn)備。

(2)商討問題。主要是對(duì)一些問題商討出解決的方法，統(tǒng)一認(rèn)識(shí)以便統(tǒng)一行動(dòng)。這個(gè)方面在一些項(xiàng)目、公司戰(zhàn)略制定、突發(fā)事件處理上用得比較多。

明自了這兩個(gè)方面，我們就要站在公司的角度制定一些原則。

(1)信息傳達(dá)，能用非正式的交流方式就不要采用正式的交流方式

既然要對(duì)信息進(jìn)行傳達(dá)，我們要強(qiáng)調(diào)信息傳達(dá)的速度、廣度以及準(zhǔn)確性，同時(shí)盡量利用非正式的交流取代會(huì)議。在這里舉個(gè)例子，原來每天早上我總是要參加品保的質(zhì)量會(huì)議，在這個(gè)會(huì)議上品保的人員要將前口的進(jìn)料、制程、成品以及客戶投訴的狀況進(jìn)行報(bào)告，然后制定該行動(dòng)的計(jì)劃，再將報(bào)表呈交制造副總進(jìn)行審核，zui后找有關(guān)部門制定相應(yīng)的對(duì)策。我們認(rèn)為這個(gè)會(huì)議是沒有必要開的，可以改為非正式的會(huì)議，而且信息的傳達(dá)可以通過IT技術(shù)進(jìn)行改進(jìn)。①當(dāng)有異常發(fā)生時(shí)，相關(guān)人員在確認(rèn)后將問題直接輸入電腦，通過共享，這樣信息就能得到隨時(shí)的更新;或?qū)⑺腥藛T放在一個(gè)辦公室，取消辦公室的圍欄可以使大家能相互看到對(duì)方，只要有時(shí)間馬上就可以針對(duì)問題進(jìn)行討論和分析，將這些觀點(diǎn)記錄，然后再輸人電腦，這樣便省去了大家集結(jié)的時(shí)間。②在開會(huì)的時(shí)候所有的人員都可以隨心所欲地發(fā)表見解，不受領(lǐng)導(dǎo)在的限制，更容易讓問題得到顯現(xiàn)。③信息的傳達(dá)更加流暢。④能使問題得到更加真實(shí)的再現(xiàn)。這樣的改善只限于生產(chǎn)運(yùn)作的流程中，對(duì)于單項(xiàng)性的會(huì)議則是沒有辦法的，例如講解政策方法等等。任何人對(duì)存在的問題可找到相關(guān)的人員進(jìn)行詢問，但是總經(jīng)理辦公室的人員要對(duì)問題進(jìn)行追蹤，確保解決問題的執(zhí)行力度。

(2)對(duì)于商討問題的原則

在對(duì)問題進(jìn)行商討時(shí)，部門內(nèi)的盡量采用非正式的交流方式，部門間的原則上采用正式的會(huì)議交流方式，但是忌諱“會(huì)而不議，議而不斷，斷而不決，決而不行，行而無(wú)果”。開會(huì)的目的是讓問題得到快速有效的解決，不是茶話會(huì)，因此對(duì)于會(huì)議要確定議題，同時(shí)在會(huì)議前通知相關(guān)人員，會(huì)中必須做記錄，同時(shí)要制定查核和完成時(shí)間，以保證問題的執(zhí)行。

(3)會(huì)議是企業(yè)運(yùn)作中一個(gè)比較普遍的現(xiàn)象，因此需要對(duì)部分會(huì)議進(jìn)行常規(guī)化

此類會(huì)議主要是結(jié)合信息傳達(dá)和問題商一討的，如月會(huì)、季會(huì)、年會(huì)、每周的總結(jié)會(huì)等等。這樣的會(huì)議在設(shè)計(jì)的時(shí)候，要注意突出重點(diǎn)，關(guān)鍵是和運(yùn)營(yíng)相關(guān)的重點(diǎn)，’而且還要保證會(huì)議對(duì)信息的更新能夠及時(shí)達(dá)到。例如對(duì)研發(fā)的管理，每周五下午舉行計(jì)劃會(huì)總結(jié)本周和下周進(jìn)度(各個(gè)部門本周重點(diǎn)安排會(huì)議)，本周只進(jìn)行追蹤會(huì)議(工作過程控制情況匯報(bào))，這樣研發(fā)需要關(guān)心的工作重點(diǎn)每周被相關(guān)人員更新兩次，如果兩個(gè)時(shí)間間隔太短則工作開展沒有進(jìn)度，太長(zhǎng)則工作缺乏追蹤。對(duì)于這樣的做法是十分危險(xiǎn)的，因?yàn)閲?guó)人往往答應(yīng)的都很痛快，如果在中間缺乏必要的過程追蹤控制則zui后的結(jié)果往往是一塌糊涂。這也是許多跨國(guó)企業(yè)初期在中國(guó)運(yùn)營(yíng)管理失敗的一個(gè)關(guān)鍵所在，但是大家往往總結(jié)為文化不和。什么叫文化不和，其實(shí)就是不知道國(guó)人的習(xí)性而已。

以上第于點(diǎn)是一個(gè)系統(tǒng)的工程，不同的企業(yè)要針對(duì)自己企業(yè)要求的重點(diǎn)做好系統(tǒng)的規(guī)劃，而這也是比較難做的一個(gè)東西。

會(huì)議是企業(yè)的重要活動(dòng)，但是同樣要運(yùn)用管理方法和借助其他手段來進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)管理，充分達(dá)到企業(yè)盈利的目的。例如IBM的Lotus就是一個(gè)很好的系統(tǒng)，QQ和MSN也都是非常有效的工具，既方便信息傳遞又能進(jìn)行討論，對(duì)于遠(yuǎn)程會(huì)議則優(yōu)點(diǎn)就更加明顯了。

1.會(huì)議的必要性

檢討會(huì)議的目的和形式，是不是一定要開會(huì)，有沒有其他更好的模式來代替，例如能否用剛才提到的Lotus ,QQ和MSN以及非正式的會(huì)議模式來解決。

2.會(huì)議的原則

開會(huì)要有主題，要求與會(huì)人員做好充分的準(zhǔn)備，并要有主持人和主席。開會(huì)一定有結(jié)論和追蹤人，否則等于沒開。

3.會(huì)議的要素

(1)目的:開會(huì)的出發(fā)點(diǎn)是什么(WHY);

(2))內(nèi)容:主題是什么(WHAT);

(3)形式:如何檢討(HOW)

(4)與會(huì)人員:什么人參加(WHO)，其是否有必要(與會(huì)人數(shù)要控制在5-10人以內(nèi)，人太多會(huì)影響會(huì)議效果);

(5)時(shí)間:1小時(shí)內(nèi)zui好，兩小時(shí)內(nèi)正常，大于兩個(gè)小時(shí)盡量不要開，因?yàn)槿说某惺芟薅纫话阍趦蓚€(gè)小時(shí)，長(zhǎng)時(shí)間的會(huì)議一讓人備感疲憊(WHEN);

(6)地點(diǎn):在哪里召開會(huì)議(WHERE).

以上要項(xiàng)一定要發(fā)給與會(huì)人員，同時(shí)要用電話或者郵件的形式來確認(rèn)。

4.會(huì)議過程中的注意事項(xiàng)

(1)議題明確:直接問題、詢問對(duì)議題準(zhǔn)備的問題、疑問以及建議;

(2)氣氛把握:主持人和主席要控制議題的一致性以及對(duì)某些問題的公正性進(jìn)行裁決;

(3)總結(jié):及時(shí)對(duì)問題進(jìn)行解釋和分解;

(4)尊重他人:耐心地聆聽別人的發(fā)言，同時(shí)針對(duì)一些問題發(fā)表自己的看法;

(5)記錄與確認(rèn):記錄承諾事項(xiàng)和要求;

(6)會(huì)議討論:針對(duì)結(jié)果，需要討論時(shí)一定要暢所欲言;

(7)會(huì)議總結(jié):就會(huì)議的達(dá)成要點(diǎn)和結(jié)論同與會(huì)者進(jìn)行確認(rèn)，保證在理解層面上的一致。

5.會(huì)議后的工作追蹤

(1)會(huì)議一定要選出一個(gè)追蹤人。

(2)追蹤人就會(huì)議記錄人的記錄要項(xiàng)與責(zé)任人進(jìn)行確認(rèn)，同時(shí)還需確認(rèn)工作的承諾時(shí)間。有一點(diǎn)是要注意的，鑒于國(guó)人的承諾與完成之間的差距較大，建議在執(zhí)行中間做一定的跟催動(dòng)作，保證任務(wù)按質(zhì)按量完成。

(3)在跟催的過程中，要對(duì)責(zé)任人反映的問題給予幫助，同時(shí)修正設(shè)想和實(shí)際執(zhí)行之間的差距。

6.失敗的會(huì)議

(1)沒有時(shí)間觀念，不準(zhǔn)時(shí)，會(huì)議時(shí)間過長(zhǎng);

(2)會(huì)議議題不明確，沒有把會(huì)議要項(xiàng)發(fā)給與會(huì)人，毫無(wú)準(zhǔn)備，動(dòng)不動(dòng)就把zui高領(lǐng)導(dǎo)列人當(dāng)主席;

(3)相關(guān)性不大的參與人員多，毫無(wú)利益關(guān)聯(lián);

(4)會(huì)議成了一言堂，沒有交流，正所謂開會(huì)不說，會(huì)下亂說，形成結(jié)論又不執(zhí)行;

(5)會(huì)議沒有結(jié)論;

(6)沒有選擇追蹤人，沒有確認(rèn)任務(wù)的達(dá)成要項(xiàng)，甚至沒有會(huì)議記錄。

7.良好的會(huì)議習(xí)慣

(1)與會(huì)者都是和議題相關(guān)的，而且牽涉到利益問題;

(2)就事論事，共同商討解決辦法，不得動(dòng)不動(dòng)就說這不是我的責(zé)任;

(3)主持人和主席要根據(jù)會(huì)議的發(fā)展及時(shí)地調(diào)整議題的方向和作出更正的裁決;

(4)所有的問題都可以拿出來在會(huì)議上討論，討論要達(dá)成結(jié)果，不同意的可以持保留意見，但是一旦達(dá)成統(tǒng)一意見就必須馬上執(zhí)行，沒有任何折扣;

(5)對(duì)自己的承諾負(fù)責(zé)，及時(shí)進(jìn)行反饋和溝通，共同達(dá)成會(huì)議決議。

8.會(huì)議地點(diǎn)的選擇

盡量選擇在現(xiàn)場(chǎng)開會(huì)。