如何對辦公室文件實施
5S管理制度?精卓咨詢5s管理專家介紹:企業(yè)實施
辦公室5S標(biāo)準(zhǔn)化管理活動中zui重要的一項就是辦公室文件的處理。如何對辦公室文件進(jìn)行置放將是辦公室
5S標(biāo)準(zhǔn)化管理制度的一個重要環(huán)節(jié)。下面就是辦公室文件的處理方法,也是企業(yè)辦公室的5S推行方法。
首先、建立文件管理的流程。
(一)從前文件和單據(jù)由各個從業(yè)人員保管,沒有一定的保管基準(zhǔn)。因此,需先制定文件及單據(jù)管理流程是:保管→保存→廢棄。
(二)所謂的保管,就是將文件裝在文件夾里,在工作職場的保管庫里放置一定期間,超過一定期間后,就做廢棄物處置或移往其他倉庫保存。
(三)所謂的保存,就是在倉庫里永久放置或放置一定期間,除永久保存的文件外,其余文件經(jīng)過一定期間后,就當(dāng)做廢棄物處置。
其次、一個部門須制定一套文件管理規(guī)定。
各個從業(yè)員根據(jù)自己的需要進(jìn)行保管,出現(xiàn)同一部門的同一份文件和單據(jù),在多個從業(yè)員處保管的現(xiàn)象發(fā)生,所以為了不增加不必要的文件,決定「一個部門一套文件」的制度,由從業(yè)人員個人保管的文件,全部集中到一個地方,可以做到「資訊共用化」。
三、拆掉辦公桌側(cè)面的抽屜。
(一)實施一個部門一套文件的制度以后,資訊變成共用化,文件已經(jīng)集中管理,因此不需要有太多的抽屜,且需經(jīng)常發(fā)現(xiàn)側(cè)面的抽屜放置得亂七八糟的東西,所以可以建議辦公桌側(cè)面的抽屜拆掉,但切記要拆掉側(cè)面抽屜時,要先告知從業(yè)人員拆掉的原因。
(二)拆掉辦公桌側(cè)面抽屜的目的。
拆掉辦公桌側(cè)面抽屜以后,可以有效的利用有限的空間。
拆掉辦公桌側(cè)面抽屜以后,真正實施文件共用化。
再次、改變文件的保管方式。
(一)從前文件都放在文件柜里保管,經(jīng)過一段期間沒有整理處置,等到發(fā)現(xiàn)文件柜不夠用時,又再購買文件柜的作法,一定要有所改變。
(二)文件的保管要采用以下兩種方式:
公開文件管理體系:采用文件共用化,所以文件柜長期呈現(xiàn)開放式的狀態(tài),什麼文件在什麼地方可以一目了然。
非公開文件之體系:非公開文件管理體系主要是針對會計、人事等機密性文件,置於不能隨便取閱的文件柜里保管。
zui后、文件夾的整理方法。
(一)對於文件夾的
5S標(biāo)準(zhǔn)化管理方法,可以規(guī)定基準(zhǔn)來分類管理。建議采行的分類方式:
按客戶分類。
按形式分類。
按一般文件分類。
按主題分類。
按標(biāo)題分類。
(二)文件夾之5S標(biāo)準(zhǔn)化管理應(yīng)該以顏色來分類管理。建議采行的分類方式:
藍(lán)色:管理類。
綠色:制造、其他類。
黃色:藍(lán)圖類。
紅色:標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)格類。
