如何對辦公室文件實施5S管理制度？精卓咨詢5s管理專家介紹：企業(yè)實施辦公室5S標(biāo)準(zhǔn)化管理活動中zui重要的一項就是辦公室文件的處理。如何對辦公室文件進(jìn)行置放將是辦公室5S標(biāo)準(zhǔn)化管理制度的一個重要環(huán)節(jié)。下面就是辦公室文件的處理方法，也是企業(yè)辦公室的5S推行方法。

 

 

  首先、建立文件管理的流程。

 

 

  （一）從前文件和單據(jù)由各個從業(yè)人員保管，沒有一定的保管基準(zhǔn)。因此，需先制定文件及單據(jù)管理流程是：保管→保存→廢棄。

 

 

  （二）所謂的保管，就是將文件裝在文件夾里，在工作職場的保管庫里放置一定期間，超過一定期間后，就做廢棄物處置或移往其他倉庫保存。

 

 

  （三）所謂的保存，就是在倉庫里永久放置或放置一定期間，除永久保存的文件外，其余文件經(jīng)過一定期間后，就當(dāng)做廢棄物處置。

 

 

  其次、一個部門須制定一套文件管理規(guī)定。

 

 

  各個從業(yè)員根據(jù)自己的需要進(jìn)行保管，出現(xiàn)同一部門的同一份文件和單據(jù)，在多個從業(yè)員處保管的現(xiàn)象發(fā)生，所以為了不增加不必要的文件，決定「一個部門一套文件」的制度，由從業(yè)人員個人保管的文件，全部集中到一個地方，可以做到「資訊共用化」。

 

 

  三、拆掉辦公桌側(cè)面的抽屜。

 

 

  （一）實施一個部門一套文件的制度以后，資訊變成共用化，文件已經(jīng)集中管理，因此不需要有太多的抽屜，且需經(jīng)常發(fā)現(xiàn)側(cè)面的抽屜放置得亂七八糟的東西，所以可以建議辦公桌側(cè)面的抽屜拆掉，但切記要拆掉側(cè)面抽屜時，要先告知從業(yè)人員拆掉的原因。

 

 

  （二）拆掉辦公桌側(cè)面抽屜的目的。

 

 

  拆掉辦公桌側(cè)面抽屜以后，可以有效的利用有限的空間。

 

 

  拆掉辦公桌側(cè)面抽屜以后，真正實施文件共用化。

 

 

  再次、改變文件的保管方式。

 

 

  （一）從前文件都放在文件柜里保管，經(jīng)過一段期間沒有整理處置，等到發(fā)現(xiàn)文件柜不夠用時，又再購買文件柜的作法，一定要有所改變。

 

 

  （二）文件的保管要采用以下兩種方式：

 

 

  公開文件管理體系：采用文件共用化，所以文件柜長期呈現(xiàn)開放式的狀態(tài)，什麼文件在什麼地方可以一目了然。

 

 

  非公開文件之體系：非公開文件管理體系主要是針對會計、人事等機密性文件，置於不能隨便取閱的文件柜里保管。

 

 

  zui后、文件夾的整理方法。

 

 

  （一）對於文件夾的5S標(biāo)準(zhǔn)化管理方法，可以規(guī)定基準(zhǔn)來分類管理。建議采行的分類方式：

 

 

  按客戶分類。

 

 

  按形式分類。

 

 

  按一般文件分類。

 

 

  按主題分類。

 

 

  按標(biāo)題分類。

 

 

  （二）文件夾之5S標(biāo)準(zhǔn)化管理應(yīng)該以顏色來分類管理。建議采行的分類方式：

 

 

  藍(lán)色：管理類。

 

 

  綠色：制造、其他類。

 

 

  黃色：藍(lán)圖類。

 

 

  紅色：標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)格類。