“整理”（Seiri）是5S管理體系的第一個環(huán)節(jié)，也是后續(xù)“整頓、清掃、清潔、素養(yǎng)”有效推進的基礎(chǔ)。其核心目標是通過“區(qū)分必要物品與非必要物品”，清除辦公或生產(chǎn)現(xiàn)場的閑置、無用物品，從根源上減少空間浪費、提升效率，并降低安全隱患。


一、什么是“整理”？
“整理”的本質(zhì)是“做減法”——對現(xiàn)場所有物品進行全面排查，明確“哪些是當前工作必須用到的”“哪些是長期不用、甚至無用的”，并對非必要物品進行規(guī)范處理（如清理、轉(zhuǎn)移、廢棄），最終實現(xiàn)“現(xiàn)場只保留必要物品”的狀態(tài)。

-關(guān)鍵認知：“必要物品”并非“所有有用物品”，而是“當前時間、當前崗位、當前工作必須使用的物品”（例如：辦公室里，去年的舊合同若無需存檔可歸為非必要；車間里，半年未使用的工具可歸為非必要）。


二、“整理”的核心實施步驟（4步落地法）
步驟1：全面盤點，劃定“整理范圍”
首先明確整理的對象和區(qū)域，避免遺漏或重復，常見范圍包括：
-辦公區(qū)域：桌面、抽屜、文件柜、儲物柜、電腦硬盤（電子文件）、窗臺、角落堆積物；
-生產(chǎn)區(qū)域：設備周邊、物料架、工具箱、地面堆放物、廢棄零件/包裝；
-公共區(qū)域：會議室、茶水間、走廊、倉庫、衛(wèi)生間儲物區(qū)。

操作要點：以“區(qū)域責任制”分配任務（如“張三負責本部門文件柜整理，李四負責車間A區(qū)物料架整理”），確保每個區(qū)域有人管、無死角。


步驟2：制定“必要/非必要”判斷標準
避免主觀判斷導致爭議，需提前明確統(tǒng)一的區(qū)分標準，可參考以下維度：

使用頻率每天使用（如辦公電腦、常用文件）；每周使用1-3次（如周報表模板、備用文具）每月使用＜1次（如舊考勤表、過期宣傳冊）；半年以上未使用（如閑置打印機、破損文件夾）
價值/作用支撐當前工作（如項目方案、客戶資料）；有明確短期用途（如下周培訓課件）無實際用途（如破損文具、空紙箱）；已過期/失效（如去年的日歷、作廢的表單）
安全/合規(guī)符合安全標準（如滅火器、急救箱）；需存檔的重要文件（如合同原件、財務憑證）存在安全隱患（如裸露的電線、過期的消防器材）；違規(guī)物品（如私人物品、無關(guān)書籍）

提示：電子文件也需“整理”——刪除無效文件（如重復的草稿、過期的通知），對必要文件按規(guī)范分類存檔（如按“部門-年份-項目”命名文件夾）。


步驟3：分類處理非必要物品
對判定為“非必要”的物品，不能簡單丟棄，需按“價值”和“性質(zhì)”分類處理，避免浪費或違規(guī)：
1.可復用/可轉(zhuǎn)移：
-完好且有使用價值的物品（如多余的文具、閑置的辦公椅），可登記后轉(zhuǎn)移至其他有需求的部門（如行政部建立“物品共享臺賬”）；
-可回收的物品（如廢紙、塑料瓶、舊金屬零件），集中存放至指定回收點，由專人聯(lián)系回收機構(gòu)。
2.需銷毀/需廢棄：
-涉及保密的物品（如作廢的合同、客戶信息底稿），需通過碎紙機銷毀或指定機構(gòu)處理，避免信息泄露；
-無價值且不可回收的物品（如破損的零件、過期的耗材），按公司規(guī)定分類投放至垃圾桶（如有害垃圾、其他垃圾），嚴禁隨意丟棄。
3.暫存物品：
-若物品當前無用，但未來3-6個月可能用到（如年度審計資料、季節(jié)性物資），需集中存放在“暫存區(qū)”，并張貼標簽（注明“物品名稱-暫存時間-責任人”），定期復查（如每3個月清理一次，確認是否仍需保留）。


步驟4：可視化標記“必要物品”
整理后，對現(xiàn)場保留的“必要物品”進行簡單標記，為后續(xù)“整頓”環(huán)節(jié)打基礎(chǔ)：
-對固定存放的物品（如文件柜里的資料、工具箱里的工具），可在存放位置張貼標簽（如“2024年項目文件”“電工專用螺絲刀”）；
-對易混淆的物品（如不同型號的耗材、相似的表單），可通過顏色區(qū)分（如用紅色標簽標記“緊急文件”，藍色標簽標記“普通文件”）；
-對限量存放的物品（如桌面的文具、車間的備用零件），可標注“最大庫存量”（如“桌面中性筆≤5支”“備用螺絲≤10個”），避免過量堆積。


三、“整理”實施的常見誤區(qū)與解決方法
1.誤區(qū)1：“這個物品說不定以后有用，先留著”
-問題：導致非必要物品堆積，整理流于形式。
-解決：嚴格執(zhí)行“使用頻率”標準（如“半年未用即判定為非必要”），對猶豫的物品先放入“暫存區(qū)”，定期復查，避免“過度保留”。

2.誤區(qū)2：只整理“看得見的地方”，忽略“隱蔽區(qū)域”
-問題：抽屜深處、文件柜頂層、設備底部等區(qū)域仍有雜物堆積。
-解決：制定“整理checklist（清單）”，明確每個區(qū)域的整理要點（如“抽屜：檢查是否有過期文件/破損文具”“設備底部：清理灰塵和廢棄零件”），完成后由負責人簽字確認，確保無死角。

3.誤區(qū)3：整理后很快反彈，非必要物品再次堆積
-問題：缺乏后續(xù)監(jiān)督，員工習慣未改變。
-解決：將“整理”納入日常檢查（如部門每周自查1次，行政部每月抽查），對反彈區(qū)域的責任人進行提醒；同時通過培訓強化員工認知，讓“區(qū)分必要與非必要”成為習慣。


四、“整理”的核心價值
1.空間優(yōu)化：清除閑置物品，釋放辦公/生產(chǎn)空間（如車間地面更寬敞，文件柜容量更充足）；
2.效率提升：員工無需在雜物中尋找物品，減少“找東西”的時間（如桌面只留常用文件，取放效率提升50%以上）；
3.安全保障：消除因雜物堆積導致的安全隱患（如通道暢通，避免絆倒；無過期消防器材，降低火災風險）；
4.成本節(jié)約：減少不必要的采購（如無需再買文具，因多余文具已共享）；避免浪費（如可回收物品變現(xiàn)，降低垃圾處理成本）。


總之，“整理”不是“一次性大掃除”，而是通過標準化流程，讓“現(xiàn)場只留必要物品”成為常態(tài)，為5S管理的后續(xù)環(huán)節(jié)奠定堅實基礎(chǔ)。